Le service de l’état civil du consulat s’occupe, comme la municipalité italienne, des inscriptions, des annotations et de la tenue des registres de l’état civil. Les registres d’état civil sont quatre : nationalité, naissance, mariage et décès.
Pour chacune de ces matières, l’Office est également compétent pour délivrer des certificats des documents déposés dans les registres du bureau, attestant de l’état civil de l’individu.
Les citoyens italiens sont tenus de déclarer au Consulat tous les changements d’état civil (en produisant les actes correspondants) qui surviennent pendant leur séjour à l’étranger. Les citoyens italiens qui ont établi leur résidence à l’étranger doivent, pour enregistrer les actes de naissance, de mariage et de décès, s’enregistrer au préalable auprès du l’A.I.R.E.
Les actes de l’état civil relatifs à des événements survenus à l’étranger peuvent être présentés par les intéressés et par toute personne y ayant un intérêt, soit directement à l’autorité locale italienne dont ils sont rattachés (voir article 12, § 11, décret présidentiel 396/2000), soit au Consulat compétent (celui où réside l’intéressé ou celui dans la circonscription duquel les actes ont été rédigés ; la légalisation doit de toute façon être effectuée par le bureau du Consulat accrédité dans l’État où l’acte a été rédigé). Les bureaux consulaires reçoivent les actes délivrés par des autorités étrangères, concernant des citoyens italiens, et les transmettent aux Communes italiennes pour transcription.
Les actes d’état civil, s’ils sont délivrés par des autorités suisses, doivent être transmis au Consulat général en original et sur un formulaire international (CIEC ou en cinq langues) ; en revanche, s’ils sont délivrés par des autorités non suisses et ne sont pas sur un formulaire international, ils doivent être légalisés par les Représentations diplomatiques ou consulaires italiennes à l’étranger territorialement compétentes en fonction de la délivrance du même acte (par exemple, un acte délivré par les autorités péruviennes doit être légalisé par le Registre consulaire de l’Ambassade d’Italie au Pérou).
Comme indiqué ci-dessus, les communes suisses envoient d’office au Consulat général les actes de naissance, de mariage et de décès des ressortissants italiens uniquement, conformément à l’accord bilatéral du 16 novembre 1966.
Ce service n’est pas offert aux personnes ayant la double nationalité (italienne et suisse). Les intéressés doivent donc fournir les « originaux » des documents au Bureau de l’état civil du Consulat général.
Les certificats originaux (y compris les décisions de divorce ou les jugements) ne sont PAS retournés.
Le service de l’état civil assiste également les citoyens résidant dans la circonscription et inscrits à l’A.I.R.E. dans l’accomplissement des démarches suivantes:
- rédaction de l’acte de bans de mariage et affichage au registre consulaire ;
- les publications pour les citoyens qui se marient devant les autorités étrangères ne sont plus nécessaires ( art. 110 du décret du Président de la République 396/2000, qui abroge le deuxième alinéa de l’art. 115 du code civil, et décision du Conseil d’Etat n° 3105/2007)
- la célébration du mariage consulaire, à condition que la législation locale ne s’y oppose pas. Veuillez noter qu’aucun mariage n’est célébré au Consulat général de Genève.
- transmission des demandes de changement de nom ou de prénom aux préfectures compétentes.
- réception et transmission des jugements de séparation et de divorce aux Communes compétentes pour transcription (si le mariage a été célébré en Italie, le jugement de divorce sera envoyé à la Commune où le mariage a été célébré).
Demande de certificats
L’Office de l’état civil délivre les certificats suivants exclusivement en faveur des personnes enregistrées auprès de l’A.I.R.E. dans cette circonscription consulaire, moyennant le paiement des taxes consulaires prévues:
- certificat d’inscription au registre consulaire
- certificat d’inscription de la famille au registre consulaire
- certificat de nationalité
- certificat attestant du statut de personne libre
- certificat cumulatif/contextuel pour le mariage à célébrer en Italie.
À ces certificats s’ajoute le « certificat de capacité matrimoniale » qui, contrairement aux précédents, doit être demandé par courrier électronique à l’adresse ginevra.certificati@esteri.it.
N.B. : Suite à l’entrée en vigueur de la Loi 183/2011, à partir du 1er janvier 2012, les certifications délivrées par l’administration publique concernant des statuts, des qualités personnelles et des faits ne sont valables et utilisables que dans les relations entre personnes privées. Les attestations à remettre à des personnes privées doivent porter, sous peine de nullité, la mention suivante : « Cette attestation ne peut être remise à des organismes de l’administration publique ou à des gestionnaires privés de services publics« .
Le Consulat n’est pas autorisé et les documents suivants peuvent être délivrés exclusivement par les communes italiennes
– certificat ou extrait de l’acte de naissance
– certificat ou extrait de l’acte de mariage
– certificat ou extrait de l’acte de décès ;
– certificat d’inscription à l’A.I.R.E.
N.B. : le Consulat ne délivre pas d’actes de naissance, de mariage ou de décès. Ils doivent donc être demandés aux Communes compétentes. Si la naissance, le mariage ou le décès ont eu lieu à l’étranger, ils peuvent être demandés soit à la Commune étrangère, soit à la Commune italienne qui s’est occupée de la transcription.
À partir du 15 novembre 2021, les citoyens inscrits à l’AIRE pourront également demander directement en ligne divers certificats, tous gratuits, à condition de disposer d’une identité numérique (carte d’identité électronique, SPID ou carte des services nationaux), qui est le seul mode d’accès aux services à distance de l’administration publique italienne.
Le site auquel il faut se connecter est https://www.anagrafenazionale.interno.it/servizi-al-cittadino/
Les documents suivants sont ensuite délivrés exclusivement par les tribunaux italiens
– le certificat pénal et « casier judiciaire »
– jugement de divorce définitif.